Debido al crecimiento en el número de casos por COVID-19 (Coronavirus), la Presidencia de la República y el Ministerio de Salud de Costa Rica hicieron un llamado a la población a no salir de sus casas para mitigar el contagio, instando a las empresas a implementar el teletrabajo en la medida de lo posible.

A pesar de la buena disposición por parte de los empleadores por atender esta solicitud del Gobierno, la ejecución del teletrabajo no es tan sencillo como parece, pues para trabajar de manera remota las empresas deben de contar con herramientas que les permitan no solo una comunicación fluida y constante entre el personal, sino también el monitoreo para verificar el cumplimiento de las tareas diarias, con el fin de no ver afectada la productividad de sus equipos de trabajo.

Ante esta necesidad Grupo Babel, empresa especializada en la implementación e integración de servicios y soluciones para la Transformación Digital, que cuenta con 18 años de trayectoria en Latinoamérica y El Caribe, asesora y guía a las organizaciones en la habilitación adecuada del teletrabajo, para asegurar así la continuidad de su negocio. Se deben contemplar cuatro aspectos básicos para un teletrabajo efectivo: la conectividad a Internet, la seguridad de la información, los servicios que se utilizan y el soporte virtual de la colaboración entre equipos.

Para aumentar y controlar su productividad, se recomienda a las empresas contar con herramientas colaborativas (tales como Microsoft Office 365), las cuales permiten crear, acceder y compartir documentos e información desde cualquier lugar, en tiempo real y de manera segura. Por otro lado, si sus labores dependen de su core de sistemas, resulta vital contar con una red privada virtual (VPN) la cual permite una extensión segura de la red de área local sobre una red pública o no controlada (como Internet).

“Al enviar a sus empleados a trabajar desde sus casas, las organizaciones deben tomar muy en cuenta temas como la verificación de la identidad del colaborador, la autenticación multifactorial (MFA), la administración de los dispositivos, el acceso en línea a aplicaciones de negocio, la cultura y gestión del cambio, entre otros”, indicó Henry Gamboa, Coordinador de Alianzas y Soluciones de Grupo Babel.

Según un estudio realizado por Microsoft en el 2019, en promedio un colaborador que trabaja regularmente desde la oficina realiza una jornada productiva de 6 horas, mientras que la jornada productiva de un colaborador que trabaja desde su casa podría llegar a ser de hasta 11 horas.

Para que el teletrabajo sea efectivo, primeramente las empresas deben de realizar un mapeo de la estructura organizativa para generar esquemas de evaluación según las distintas áreas del negocio, así mismo implementar metodologías de trabajo ágil para hacer una mejor distribución y control de las cargas de trabajo de las personas trabajadoras presenciales y las personas teletrabajadoras.

“Implementar marcos de trabajo ágiles ayuda a que los equipos sean auto gestionables, a que se empoderen de las responsabilidades y capacidades logrando así el cumplimiento de los objetivos establecidos de manera productiva”, comentó Natalia Elizondo, Especialista en Agilismo.

Para Paulo Sáenz, Líder Técnico de Productividad, en el teletrabajo se debe considerar el desarrollo de una serie de competencias laborales que permiten una práctica exitosa del mismo, sin embargo, cuando las empresas no cuentan con herramientas para monitorear el rendimiento de sus colaboradores se exponen a que baje la calidad y la atención final hacia el cliente, por la capacidad nula de proactividad, la incapacidad para tomar decisiones y de gestionar la comunicación en ambientes virtuales.

Las empresas deben de auto gestionar el tiempo y planificación de las tareas asignadas, la capacidad para conciliar la vida familiar y laboral y sobre todo, la habilidad para trabajar de forma autónoma para seguir obteniendo resultados exitosos.

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