Toyota Material Handling India (TMHIN), una subsidiaria de Toyota Industries Corporation Japan, se dedica al comercio, servicio y alquiler de equipos, repuestos y accesorios para el manejo de materiales con una diversa gama de productos comercializados bajo las marcas Toyota, BT y Raymond. La organización opera en varias ciudades de la India.

TMHIN había estado automatizando sus operaciones comerciales para respaldar el crecimiento empresarial. Si bien la empresa estaba utilizando herramientas de tecnología de la información, estas manejaban solo una parte del ciclo comercial, requerían una entrada manual excesiva y no estaban integradas con otros sistemas. Existía la necesidad de una plataforma que pudiera proporcionar a la gerencia una visión consolidada, precisa y en tiempo real del negocio. TMHIN se decidió por Microsoft Dynamics 365 como una solución ideal para este propósito y EY India, miembro de Microsoft Partner Network, ayudó a implementarlo en varias funciones comerciales.

La necesidad de procesos integrados

TMHIN trabajaba en múltiples plataformas y tenía fuentes de datos desintegradas. Los sistemas heredados no eran suficientes para satisfacer las crecientes necesidades comerciales. La organización ejecutaba dos sistemas diferentes en dos entornos diferentes (contabilidad y operaciones) y estos no estaban integrados, lo que significaba que los datos eran difíciles de consolidar y no proporcionaban una visión holística del negocio de una sola vez. En segundo lugar, había varios procesos manuales en los sistemas comerciales, lo que generaba un mayor consumo de tiempo y posibilidades de datos propensos a errores.

Se hizo un esfuerzo considerable para consolidar los datos de las hojas de Excel, y no se pudieron procesar en un solo lugar para permitir una toma de decisiones rápida. Además, había problemas de seguridad de la información, ya que los datos se administraban en un sistema abierto.

En 2019, la organización sintió que el negocio en crecimiento necesitaba más análisis de datos y automatización de procesos para optimizar sus operaciones. Comenzó a explorar opciones para un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).

Toyota buscaba resolver problemas, tales como:

• Fuentes de datos desintegradas.
• Procesos manuales en varias áreas de operaciones, resultando en duplicación de trabajo.
• Preocupaciones por la seguridad de la información debido a la debilidad de los sistemas y el trabajo manual.
• Administrar y utilizar los datos de gran volumen.
• Optimización del proceso de gestión de inventario.
• La automatización de los procesos condujo a una mayor eficiencia y ahorro

TMHIN descubrió que las capacidades de Dynamics 365 y Microsoft Azure son las soluciones perfectas. Dado que la empresa matriz ya contaba con sistemas de Microsoft, la implementación fue sencilla. La organización también encontró que la infraestructura de seguridad de las soluciones de Microsoft era muy confiable. Lo que es más importante, el uso de aplicaciones de terceros es fácil con Dynamics 365.

EY fue elegido como socio de implementación, ya que entendió los requisitos y procesos de TMHIN y contextualizó la solución ERP para lograr los objetivos comerciales de la organización.

“Uno de los principales desafíos que enfrentamos fue optimizar nuestros sistemas, bases de datos y procesos únicos con la nueva solución ERP”, dice Yogesh Pasrija, AGM, TI en TMHIN. “Pero la preocupación se disipó al implementar la nueva solución en términos de cómo funciona nuestro negocio, cómo fluyen nuestros procesos y cómo se diseñan nuestros productos. Además, las capacidades en la nube de la solución ERP demostraron ser un factor importante para que la organización garantizara la continuidad del negocio cuando golpeó COVID-19 y se adoptó el trabajo remoto”.

El producto principal se personalizó para optimizar los procesos comerciales y las operaciones de TMHIN en varias áreas de recursos humanos, operaciones, alquiler, etc. La organización descubrió que la nueva solución era útil para la automatización comercial. Los múltiples controles y balances integrados en la aplicación ayudaron a TMHIN a adoptar procesos de aprobación fluidos y sin papel, lo que redujo el tiempo de respuesta.

“Adquisiciones, pagos y pedidos, ventas, operaciones, costos, transferencias y alquileres son algunas de las funciones que se integraron y se dirigieron a las aplicaciones”, dice Hariprasad S, director nacional de ventas de TMHIN.

“Los datos integrados basados ​​en la nube proporcionaron a TMHIN una vista de ventana única del inventario en múltiples ubicaciones y almacenes, lo que ayuda en gran medida con el análisis de datos. Esto ha dado como resultado una mayor productividad de los empleados y una utilización óptima de los recursos”, dice Manish Mendiratta, director nacional de posventa de TMHIN.

“Si bien EY aportó un profundo conocimiento del proceso y habilidades tecnológicas para habilitar Dynamics 365, impulsar un cambio fue clave para la adopción exitosa de la nueva plataforma digital por parte de la comunidad de usuarios de TMHIN. El patrocinio del liderazgo de TMHIN y la mano de los consultores de EY garantizaron una transición fluida sin interrupciones comerciales. Con la plataforma Dynamics 365 Finance & Operations implementada, TMHIN tiene una capacidad integral para ejecutar sus operaciones comerciales con los controles necesarios establecidos y una mayor oportunidad de aprovechar esta plataforma para el siguiente nivel de transformación digital”, dice Yatin Patil, Socio de EY.

Mirando hacia el futuro

Durante los últimos seis meses, TMHIN ha estado en el modo de estabilización. Actualmente busca usar Dynamics 365 para lograr una mejor utilización, optimización y rendimiento en el nuevo año financiero mediante el uso de análisis de datos para una toma de decisiones más fácil y rápida. TMHIN planea usar Microsoft Power Apps y Microsoft Power BI y espera mejorar la alineación con su empresa matriz en Japón.

“Dynamics 365 ha ayudado a acelerar las decisiones comerciales”, dice Hajime Iwase, director general de TMHIN. “Ahorramos mucho tiempo y esfuerzo en el flujo continuo de datos entre módulos estrechamente colaborativos, lo que resulta en una mayor productividad de los empleados. El módulo basado en la nube ha mejorado notablemente las operaciones, y actualmente estamos en el proceso de establecer un informe común con la sede japonesa”.

Los datos integrados basados ​​en la nube proporcionaron a TMHIN una vista de ventana única del inventario en múltiples ubicaciones y almacenes, lo que ayuda en gran medida con el análisis de datos. Esto ha resultado en una mayor productividad de los empleados y una utilización óptima de los recursos.